In JTL-Wawi gibt es eine wichtige Einstellung, die oft übersehen wird, aber entscheidend dafür ist, wie Rechnungen später ausgegeben werden: die Rechnungsarchivierung bzw. Belegbilder-Funktion. Sie finden diese Option unter
„Admin“ > „Globale Einstellungen“ > „Vorgänge“ > „Rechnungsarchivierung/Belegbilder verwenden“.
Vor der Version 1.10 war diese Funktion unter dem Namen „PDFs direkt an Rechnung speichern“ bekannt.
Was macht die Rechnungsarchivierung?
Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim ersten Drucken, Speichern oder Mailen einer Rechnung automatisch ein PDF in der Datenbank gespeichert. Dieses PDF bleibt als sogenanntes Belegbild dauerhaft mit der Rechnung verknüpft.
Wird die Rechnung später erneut geöffnet oder gedruckt, gibt JTL-Wawi nicht die aktuelle Vorlage aus, sondern das gespeicherte PDF. Das bedeutet:
Änderungen an der Vorlage (z. B. Design oder Textbausteine) erscheinen nicht.
Nachträgliche Anpassungen, wie das Setzen einer Zahlung oder Korrekturen am Rechnungsinhalt, werden nicht auf dem Dokument angezeigt.
Warum ist das so?
Das System speichert die ursprüngliche Ausgabe, um eine rechtssichere Dokumentation zu gewährleisten. Dadurch ist sichergestellt, dass das Dokument, das der Kunde erhalten hat, später unverändert abrufbar bleibt.
Wie lässt sich das Verhalten ändern?
Wenn Sie möchten, dass die Rechnung immer den aktuellen Stand zeigt, können Sie die Funktion deaktivieren:
Öffnen Sie Admin > Globale Einstellungen > Vorgänge.
Entfernen Sie den Haken bei „Rechnungsarchivierung/Belegbilder verwenden“.
Bestätigen Sie das Löschen der gespeicherten Belegbilder.
Ab diesem Zeitpunkt wird bei jeder Ausgabe wieder die aktuelle Vorlage verwendet – so wie bei einer Vorschau.
Wichtiger Hinweis für DATEV-Nutzer
Die Rechnungsarchivierung ist notwendig, wenn Sie den DATEV Belegbild-Upload nutzen. Wird die Funktion deaktiviert, kann JTL keine PDFs mehr automatisch an DATEV übermitteln. In diesem Fall sollten Sie abwägen, ob die rechtssichere Archivierung wichtiger ist als die aktuelle Darstellung.
Die Option „Rechnungsarchivierung/Belegbilder verwenden“ ist ein nützliches Werkzeug, um Rechnungen rechtssicher zu speichern. Gleichzeitig kann sie aber dazu führen, dass Änderungen im System nicht auf bereits erzeugten Rechnungen sichtbar sind. Prüfen Sie daher, ob diese Funktion zu Ihrem Arbeitsablauf passt – besonders dann, wenn Sie regelmäßig nachträgliche Anpassungen an Rechnungen vornehmen.