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Automatische Prozesse beim Rechnungsentwurf in JTL-Wawi: Worauf Sie bei Workflows und Triggern achten sollten

Oktober 27, 2025

In JTL-Wawi lassen sich viele Abläufe durch Workflows automatisieren – doch beim Rechnungsentwurf stößt man schnell an technische Grenzen. Standardmäßig gibt es in JTL keine direkte Möglichkeit, einen Workflow-Trigger für die Entwurfserstellung einer Rechnung zu verwenden. Das führt häufig zu der Frage, wie sich eigene Prozesse, wie etwa die Übernahme von Lieferschein-Hinweisen in den Rechnungstext, dennoch zuverlässig umsetzen lassen.

Wie JTL beim Erstellen eines Rechnungsentwurfs arbeitet
Beim Anlegen eines neuen Rechnungsentwurfs ruft JTL intern verschiedene Prozeduren auf. Eine davon ist die Systemfunktion zur Berechnung der Rechnungsgrunddaten. Diese Funktion wird von JTL automatisch ausgeführt, sobald ein Entwurf erstellt wird. Wer eigene Abläufe ergänzen möchte, sollte genau an dieser Stelle prüfen, welche Prozeduren in der Datenbank aufgerufen werden und wann diese ausgelöst werden.

Wichtige Punkte bei der Analyse von Workflows und Triggern

  • In der Datenbank kann nachvollzogen werden, welche Systemprozeduren im Modul „Rechnung“ hinterlegt sind.
  • Prüfen Sie, ob die Prozedur beim Speichern eines Entwurfs bereits ausgeführt wurde – das lässt sich meist anhand des Erstellungsdatums erkennen.
  • Achten Sie darauf, dass eigene Erweiterungen nicht mehrfach ausgeführt werden. Das kann passieren, wenn ein Workflow-Event auch bei späteren Statusänderungen ausgelöst wird.
  • Testen Sie Anpassungen immer in einer separaten Umgebung, da Änderungen an Systemprozeduren bei JTL-Updates überschrieben werden können.

Hinweis zu Formularen in JTL-Wawi
Auch bei der Gestaltung von Formularen – etwa für Rechnungen oder Lieferscheine – sollte geprüft werden, ob Daten aus verknüpften Dokumenten (z. B. Lieferscheine) korrekt übergeben werden. Nicht alle Felder stehen im Entwurfsstatus sofort zur Verfügung. Ein kurzer Testlauf hilft, Fehler in der Ausgabe zu vermeiden.

Empfehlung für die Praxis
Wer automatisierte Prozesse rund um den Rechnungsentwurf plant, sollte immer folgende Schritte einhalten:

  1. Datenbank-Trigger und Workflow-Ereignisse prüfen.
  2. Auswirkungen auf bestehende Formulare testen.
  3. Nach einem JTL-Update kontrollieren, ob eigene Anpassungen weiterhin aktiv sind.

Durch diese Vorgehensweise lassen sich individuelle Abläufe in JTL-Wawi sicher gestalten – ohne tief in den Core-Code eingreifen zu müssen.